บันทึกของเสียประจำวัน แล้วใช้ตัวเลขนั้นลดต้นทุนจริง

ร้านอาหารส่วนใหญ่รู้ว่ามีของเสีย แต่ไม่รู้ว่าเท่าไร เพราะของที่ทิ้งไม่มีใบเสร็จ ไม่มีใครบันทึก และหายไปเงียบ ๆ ในถังขยะหลังร้าน เวลาต้นทุนวัตถุดิบสูงเกินเป้า เจ้าของร้านมักไปเพ่งที่ราคาซัพพลายเออร์ก่อน แต่บ่อยครั้งเงินรั่วอยู่ที่ของเสียที่ไม่เคยถูกนับ การเริ่มบันทึกจึงเป็นวิธีที่ลงทุนน้อยที่สุดแต่เห็นผลเร็ว

ของเสียในร้านมีมากกว่าที่คิด

แยกให้ชัดก่อนว่าของเสียมาจากทางไหน เพราะแต่ละทางแก้ต่างกัน

• ของหมดอายุหรือเน่าเสีย สั่งมาเกิน เก็บไม่ถูกวิธี หรือใช้ของใหม่ก่อนของเก่า
• เตรียมเกิน หั่นผัก ลวกเส้น หรือทำน้ำซุปไว้มากกว่าที่ขายได้ในวันนั้น
• ทำเสียในครัว ไหม้ ตกพื้น ปรุงผิดสูตร หรือหยิบเมนูผิด
• ลูกค้าส่งคืน อาหารช้า รสไม่ตรง หรือสั่งผิดแล้วยกเลิก
• เศษจากการตัดแต่ง เป็นเรื่องปกติของวัตถุดิบ แต่ถ้ามากเกินปกติแปลว่าวิธีตัดหรือคุณภาพของที่รับมามีปัญหา

ใบบันทึกของเสียที่พนักงานทำได้จริง

หลักสำคัญคือต้องง่ายจนพนักงานไม่หาเหตุผลที่จะไม่ทำ ใช้กระดาษแผ่นเดียวติดไว้ข้างถังขยะ หรือไฟล์ในโทรศัพท์ก็ได้ ขอแค่ห้าช่อง

เคล็ดที่ช่วยให้บันทึกครบคือ กำหนดเวลาเดียวต่อวัน เช่น ก่อนปิดร้าน ให้หัวครัวเดินดูและกรอกพร้อมกันทีเดียว ไม่ต้องวิ่งกรอกตลอดวัน และต้องย้ำกับทีมว่าบันทึกนี้ไม่ใช่ใบจับผิด แต่ใช้แก้ระบบ ถ้าพนักงานกลัวถูกหักเงิน ตัวเลขจะไม่จริงตั้งแต่วันแรก

แปลงเป็นบาท แล้วตัวเลขจะพูดเอง

ปริมาณเป็นกิโลกรัมยังไม่สะเทือนใจใคร แต่บาทสะเทือน สิ้นสัปดาห์ให้คูณด้วยราคาต้นทุนต่อหน่วย

ตัวอย่างสมมติของร้านอาหารตามสั่งขนาดกลางหนึ่งสัปดาห์

สัปดาห์ละ 1,447 บาท เท่ากับเดือนละประมาณ 5,800 บาท และปีละเกือบ 70,000 บาท ถ้าร้านมีกำไรสุทธิเดือนละ 30,000 บาท ของเสียก้อนนี้กินกำไรไปเกือบหนึ่งในห้า นี่คือเหตุผลที่ควรบันทึก

อ่านตัวเลขแล้วแก้ที่ต้นเหตุ

• ของหมดอายุซ้ำรายการเดิม แปลว่าสั่งเกิน ลดจำนวนต่อรอบและสั่งถี่ขึ้น หรือทบทวนว่าเมนูที่ใช้ของตัวนี้ขายไม่ดีจริงหรือไม่
• ผักเสียเยอะ ตรวจอุณหภูมิตู้แช่ วิธีจัดเก็บ และเรียงของเก่าไว้หน้าให้หยิบก่อน
• เตรียมเกินทุกวันจันทร์ ปรับปริมาณเตรียมตามยอดขายแยกรายวัน อย่าใช้ตัวเลขเดียวทั้งสัปดาห์
• ทำผิดออเดอร์บ่อย ปัญหาอยู่ที่การสื่อสารระหว่างหน้าร้านกับครัว ไม่ใช่ที่ฝีมือ
• ยกเลิกเพราะอาหารช้า ดูลำดับงานในครัวช่วงพีค และจำนวนคนต่อกะ

ให้ระบบช่วยจับของเสียแทนความจำ

เมื่อบันทึกด้วยกระดาษไปสักเดือน หลายร้านจะอยากได้ตัวเลขที่ตรงกับสต๊อกจริง ใน F00d สามารถตั้งสูตรวัตถุดิบต่อเมนูให้ ตัดสต๊อกอัตโนมัติ เมื่อขาย ส่วนของเสียให้พนักงานสต๊อกใช้สิทธิ์ นำออกพร้อมระบุเหตุผล ซึ่งจะเก็บเป็นประวัติว่าใครนำอะไรออกเมื่อไรและเพราะอะไร เมื่อนับสต๊อกจริงแล้วเทียบกับยอดในระบบ ส่วนต่างที่เหลือคือของเสียที่ไม่มีใครบันทึก นอกจากนี้ รายงานการยกเลิกรายการ ยังช่วยดูว่าอาหารถูกยกเลิกด้วยเหตุผลอะไรบ่อยที่สุด และ รายงานกำไรต่อเมนู ช่วยชี้เมนูที่ต้นทุนเพี้ยนไปจากสูตร

เริ่มต้นสัปดาห์นี้

1. พิมพ์ใบบันทึกติดข้างถังขยะและในครัว
2. บอกทีมว่าทำไมต้องทำ และย้ำว่าไม่ใช่การจับผิด
3. กำหนดเวลากรอกวันละครั้ง ก่อนปิดร้าน
4. สิ้นสัปดาห์แปลงเป็นบาทและเลือกแก้แค่หนึ่งเรื่องที่มูลค่าสูงสุด
5. สัปดาห์ถัดไปดูว่าตัวเลขนั้นลดลงหรือไม่

สรุป

ของเสียเป็นต้นทุนที่มองไม่เห็นเพราะไม่มีใบเสร็จ การบันทึกด้วยกระดาษแผ่นเดียววันละครั้งก็เพียงพอให้เห็นภาพ พอแปลงเป็นบาทแล้วจะรู้ว่าเงินรั่วอยู่ที่ไหน และแก้ทีละเรื่องโดยเริ่มจากรายการที่มูลค่าสูงที่สุด ไม่ต้องตั้งเป้าให้ของเสียเป็นศูนย์ เพราะเป็นไปไม่ได้ ขอแค่รู้ตัวเลขและเห็นมันลดลงทุกเดือน