จัดการเงินสดย่อยในร้านอาหาร ให้ตรวจสอบได้ทุกบาท

ร้านอาหารมีรายจ่ายเล็ก ๆ ที่ต้องใช้เงินสดทุกวัน ซื้อผักเพิ่มจากตลาด จ่ายค่ามอเตอร์ไซค์ส่งของ ซื้อถุงขยะ เติมแก๊สหุงต้ม ถ้าไม่มีระบบ คนก็หยิบเงินจากลิ้นชักขายไปใช้ แล้วค่อยบอกทีหลัง หรือไม่บอกเลย ตอนปิดกะจึงเจอเงินขาดโดยไม่รู้สาเหตุ วิธีแก้ไม่ต้องซับซ้อน แค่แยกกระเป๋าและเขียนทุกครั้งที่หยิบ

กฎข้อแรก แยกเงินสดย่อยออกจากลิ้นชักขาย

เงินในลิ้นชักคือเงินของยอดขาย มีหน้าที่เดียวคือทอนเงินและถูกนับตอนปิดกะ ส่วนเงินสดย่อยคือเงินสำหรับจ่ายค่าใช้จ่ายเล็กน้อย ควรอยู่ในกล่องหรือซองแยก มีคนรับผิดชอบชัดเจน และเก็บในที่ล็อกได้ ถ้าปนกันเมื่อไร การหาสาเหตุเงินขาดจะยากขึ้นทันที เพราะไม่รู้ว่าขาดเพราะทอนผิด เพราะยังไม่บันทึกการหยิบ หรือเพราะเหตุอื่น

ตั้งวงเงินคงที่แล้วเติมกลับให้เต็มทุกรอบ

วิธีที่ใช้กันทั่วไปคือกำหนดวงเงินคงที่ เช่น 5,000 บาท เมื่อจ่ายออกไปแล้วมีใบเสร็จรวม 3,200 บาท กล่องจะเหลือเงินสด 1,800 บาท เมื่อถึงรอบเติม ก็เบิกเงินเข้ามา 3,200 บาทให้กลับเป็น 5,000 บาทเท่าเดิม ข้อดีคือ เงินสดที่เหลือบวกกับใบเสร็จต้องเท่ากับวงเงินเสมอ ตรวจได้ในไม่กี่วินาที

การตั้งวงเงินควรพอใช้ประมาณหนึ่งถึงสองสัปดาห์ ถ้าตั้งน้อยเกินไปจะต้องเติมบ่อยจนเสียเวลา ถ้าตั้งมากเกินไปก็เป็นเงินที่จมอยู่และเสี่ยงสูญหาย

ทุกการหยิบต้องมีบันทึก

ใช้สมุดเล่มเดียววางไว้กับกล่อง หรือใช้ไฟล์ตารางก็ได้ สิ่งที่ต้องมีคือ วันที่ รายการ จำนวนเงิน ผู้เบิก และเลขใบเสร็จ ถ้าไม่มีใบเสร็จ เช่น จ่ายค่ารถส่งของ ก็ให้เขียนใบสำคัญรับเงินขึ้นมาแทนและให้ผู้รับเงินลงชื่อ

เมื่อรวมจ่าย 1,150 บาท เงินสดในกล่องต้องเหลือ 3,850 บาท จากวงเงิน 5,000 บาท ถ้าไม่ตรงก็รู้ทันทีว่ามีรายการที่ยังไม่ได้บันทึก

กำหนดว่าอะไรจ่ายจากเงินสดย่อยได้

ถ้าไม่กำหนดขอบเขต เงินสดย่อยจะกลายเป็นทางลัดของรายจ่ายทุกประเภท ควรเขียนกติกาสั้น ๆ ติดไว้ที่กล่อง

• จ่ายได้เฉพาะรายการที่ไม่เกินวงเงินต่อครั้งที่กำหนด เช่น ไม่เกิน 1,000 บาท
• ค่าวัตถุดิบจากผู้ขายประจำให้ใช้การสั่งซื้อและจ่ายตามรอบ ไม่จ่ายจากเงินสดย่อย
• ไม่ใช้สำหรับเงินเดือน เงินล่วงเวลา หรือเงินยืมส่วนตัวของพนักงาน
• ไม่ใช้จ่ายค่าเช่า ค่าน้ำค่าไฟ หรือรายการที่ต้องมีเอกสารทางบัญชีครบ
• รายการที่เกินวงเงินต้องได้รับอนุมัติจากผู้จัดการก่อน

ตรวจนับแบบไม่แจ้งล่วงหน้า

ควรให้เจ้าของหรือผู้จัดการตรวจนับเงินสดย่อยแบบสุ่ม เดือนละหนึ่งถึงสองครั้ง โดยไม่บอกล่วงหน้า วิธีตรวจคือ นับเงินสดที่เหลือ รวมยอดใบเสร็จที่ยังไม่เบิกคืน แล้วบวกกันดูว่าเท่ากับวงเงินหรือไม่ พร้อมสุ่มดูใบเสร็จสองสามใบว่าสมเหตุสมผล การตรวจแบบนี้ไม่ใช่การไม่ไว้ใจคน แต่เป็นการคุ้มครองคนที่ดูแลเงินด้วย เพราะถ้ามีเงินหาย จะรู้ว่าเกิดในช่วงเวลาใด

อย่าให้เงินสดย่อยกลืนกับเงินขาย

เงินที่รับจากลูกค้าควรถูกบันทึกเป็นยอดขายทั้งจำนวนทุกครั้ง แล้วรายจ่ายค่อยไปอีกทาง ถ้าหยิบเงินจากลิ้นชักไปซื้อของโดยไม่บันทึก ยอดขายจะดูน้อยกว่าจริง ต้นทุนก็ไม่ถูกบันทึก ทำให้ตัวเลขกำไรที่เห็นผิดไปทั้งเดือน

ใน F00d การเปิดปิดกะเงินสดจะเทียบเงินที่นับได้กับยอดขายในกะ ทำให้เห็นส่วนต่างทันทีตอนปิดกะ ไม่ต้องรอสิ้นเดือน มีรายงานยอดขาย รายงาน Z และรายงานรายการที่ยกเลิกพร้อมเหตุผล และส่งออกเป็น CSV ไปทำบัญชีต่อได้ ส่วนการหยิบของในร้านไปใช้ เช่น อาหารพนักงาน ก็มีปุ่มอาหารพนักงานที่ไม่รับเงินแต่ตัดสต๊อกตามจริง ทำให้ไม่ต้องหยิบเงินสดมากลบกับของที่หายไปจากคลัง

เก็บเอกสารให้บัญชีทำงานต่อได้

รวบรวมใบเสร็จของแต่ละรอบใส่ซองเดียว เขียนหน้าซองว่ารอบวันที่เท่าไรถึงเท่าไร ยอดรวมเท่าไร แล้วส่งให้ผู้ทำบัญชีตามรอบที่ตกลงกัน ใบเสร็จบางประเภทใช้เป็นรายจ่ายทางภาษีได้หรือไม่ ขึ้นกับรูปแบบธุรกิจและเอกสารที่มี เรื่องนี้ควรถามนักบัญชีหรือสอบถามจากกรมสรรพากรโดยตรง อย่าสรุปเอาเองว่าใบเสร็จเล็กน้อยทิ้งได้

สรุป

ระบบเงินสดย่อยที่ดีไม่ต้องซับซ้อน ต้องมีแค่การแยกกระเป๋าออกจากเงินขาย ตั้งวงเงินคงที่แล้วเติมกลับให้เต็มตามรอบ บันทึกทุกการหยิบพร้อมผู้เบิกและใบเสร็จ กำหนดให้ชัดว่าอะไรจ่ายได้และอะไรไม่ได้ ตรวจนับแบบสุ่ม และส่งเอกสารให้บัญชีตามรอบ เมื่อเงินสดย่อยตรวจสอบได้ทุกบาท ส่วนต่างเงินสดตอนปิดกะจะเหลือน้อยลงมาก และคุณจะเห็นกำไรที่แท้จริงของร้านชัดขึ้น