กันเงินสำรองสำหรับร้านอาหาร ควรมีเท่าไรจึงพอ

ร้านอาหารที่ปิดตัวลงส่วนใหญ่ไม่ได้ขาดทุนติดต่อกันทุกเดือน หลายร้านกำไรดีอยู่แล้วแต่สะดุดเพราะเงินสดขาดมือในจังหวะที่ไม่คาดคิด เช่น เครื่องทำความเย็นพัง ถนนหน้าร้านถูกปิดซ่อม หรือฝนตกหนักติดกันสองสัปดาห์ เงินสำรองคือสิ่งที่ทำให้เหตุการณ์เหล่านี้เป็นเรื่องน่ารำคาญ ไม่ใช่เรื่องที่ทำให้ต้องปิดร้าน

เงินสำรองไม่ได้คิดจากยอดขาย แต่คิดจากค่าใช้จ่ายที่หยุดไม่ได้

จุดที่หลายคนคิดผิดคือเอายอดขายรายเดือนมาเป็นฐาน ทั้งที่ยอดขายหายไปพร้อมกับต้นทุนวัตถุดิบ สิ่งที่ยังต้องจ่ายแม้ร้านเงียบคือค่าใช้จ่ายคงที่ ให้เขียนออกมาเป็นรายการให้ครบก่อน

• ค่าเช่าที่และค่าส่วนกลาง
• เงินเดือนพนักงานประจำ
• ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าแก๊ส ส่วนที่จ่ายอยู่แม้ขายน้อย
• ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าระบบ ค่าบริการรายเดือน
• ค่าผ่อนอุปกรณ์หรือดอกเบี้ยเงินกู้
• ค่าเก็บขยะ ค่าทำความสะอาด ค่าดูแลเครื่องปรับอากาศ

ตัวอย่างการคำนวณ

สมมติร้านอาหารตามสั่งขนาดกลางหนึ่งร้าน (ตัวเลขสมมติเพื่อประกอบความเข้าใจ)

จากนั้นเทียบกับระดับเป้าหมาย

• ขั้นต่ำ 1 เดือน = 96,000 บาท พอแค่กลบเดือนที่แย่หนึ่งเดือน
• ระดับปลอดภัย 3 เดือน = 288,000 บาท รับมือเหตุการณ์ยาว เช่น ซ่อมถนน ปิดปรับปรุงร้าน
• ระดับอุ่นใจ 6 เดือน = 576,000 บาท เหมาะกับร้านที่ค่าเช่าสูงหรือรายได้ผันผวนตามฤดู

ร้านเปิดใหม่ที่ยังไม่รู้ว่ายอดจะนิ่งเมื่อไร ควรเล็งที่ 3–6 เดือน ส่วนร้านที่อยู่มานานและยอดค่อนข้างนิ่ง 2–3 เดือนก็มักเพียงพอ นอกจากนี้ควรมี ก้อนแยกสำหรับซ่อมอุปกรณ์ อีกราว 30,000–50,000 บาท เพราะตู้แช่หรือเครื่องปรับอากาศพังเป็นเรื่องที่เกิดได้ทุกเมื่อ

วิธีเก็บให้ได้จริง เมื่อกำไรยังไม่มาก

• หักทันทีที่ปิดยอด เช่น กันไว้ 3–5% ของยอดขายทุกวันหรือทุกสัปดาห์ ก่อนจะเอาไปใช้อย่างอื่น
• แยกบัญชีธนาคาร และไม่ผูกบัตรเดบิตกับบัญชีนั้น ให้โอนออกยากขึ้นอีกขั้นหนึ่ง
• เอากำไรจากเดือนพีคมาเติม เดือนที่ขายดีเป็นพิเศษให้กันเพิ่มเป็นก้อน ไม่ใช่ถือว่าเป็นโบนัส
• แยกเงินร้านกับเงินส่วนตัวให้ขาด ตั้งเงินเดือนให้ตัวเองเป็นจำนวนแน่นอน แล้วไม่ยืมข้ามกระเป๋า
• นับสต๊อกให้ไม่บวม ของที่นอนในสต๊อกก็คือเงินสดที่ถูกล็อกไว้

รู้ตัวก่อนที่เงินสดจะตึง

เงินสำรองจะช่วยได้มากขึ้นถ้าเห็นสัญญาณเตือนเร็ว ขึ้นอยู่กับว่าร้านมีตัวเลขให้ดูหรือไม่ ใน F00d รายงานยอดขายรายวันและรายเดือน ทำให้เทียบยอดกับเดือนก่อนได้ทันที รายงานกำไรต่อเมนู ช่วยชี้ว่าจานที่ขายเยอะกำไรบางลงหรือเปล่า ส่วน กะเงินสด และ Z-report ทำให้ยอดปิดร้านกับเงินในลิ้นชักตรงกันทุกวัน ลดปัญหาเงินหายที่มักถูกพบช้าเกินไป และถ้าต้องการเอาข้อมูลไปคุยกับนักบัญชีก็ ส่งออกเป็น CSV ได้

สัญญาณที่ควรรีบทบทวน

• ต้องเลื่อนจ่ายซัพพลายเออร์เกินกำหนดบ่อยขึ้น
• ใช้เงินจากยอดขายวันนี้ไปซื้อของสำหรับวันพรุ่งนี้ตลอด
• ยอดขายลดลงติดกันสองเดือนแต่ค่าใช้จ่ายคงที่เท่าเดิม
• เริ่มกดเงินสดจากบัตรเครดิตมาใช้หมุนในร้าน

ถ้าเข้าข่ายข้อใดข้อหนึ่ง ควรทบทวนโครงสร้างต้นทุนและปรึกษานักบัญชีหรือที่ปรึกษาการเงิน สำหรับเรื่องภาษี การจัดประเภทค่าใช้จ่าย และเงื่อนไขสินเชื่อ ควรตรวจกับสรรพากรหรือสถาบันการเงินโดยตรง เพราะรายละเอียดเปลี่ยนได้และต่างกันตามรูปแบบกิจการ

สรุป

เงินสำรองที่เหมาะสมคือค่าใช้จ่ายคงที่ราว 3 เดือนเป็นอย่างน้อย บวกก้อนเล็กไว้ซ่อมอุปกรณ์ วิธีเก็บที่ได้ผลคือหักอัตโนมัติจากยอดขายทุกวันแล้วแยกบัญชี ไม่ใช่รอให้เหลือแล้วค่อยเก็บ เพราะเงินที่เหลือมักไม่เคยเหลือ เมื่อมีเงินก้อนนี้อยู่ การตัดสินใจเรื่องร้านจะเปลี่ยนจากการเอาตัวรอดรายวันไปเป็นการวางแผนได้จริง