เปิด-ปิดกะเงินสดอย่างเป็นระบบ ป้องกันเงินขาดเกินในลิ้นชัก
หลายร้านปิดร้านแล้วนับเงินพบว่าขาดไป 60 บาท วันต่อมาเกิน 40 บาท แล้วก็ปล่อยผ่านเพราะไม่รู้จะไปหาสาเหตุจากตรงไหน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ตัวเลขเล็กน้อย แต่อยู่ที่ ไม่มีจุดตั้งต้นและไม่มีบันทึก ทำให้แยกไม่ออกว่าเป็นทอนผิด ลืมบันทึก หรือมีเงินหายจริง การทำกะเงินสดอย่างเป็นระบบช่วยให้ทุกบาทมีที่มาที่ไป
กะเงินสดคืออะไร
กะเงินสดคือช่วงเวลาที่ คนหนึ่งคนรับผิดชอบลิ้นชักหนึ่งลิ้นชัก ตั้งแต่เปิดจนปิด มีเงินตั้งต้นชัดเจน บันทึกทุกการนำเงินเข้าหรือออก และนับปิดเทียบกับยอดที่ระบบคำนวณ ถ้าร้านมีสองกะ เช้าและเย็น ก็ปิดกะเช้าก่อนแล้วเปิดกะเย็นใหม่ ไม่ควรส่งลิ้นชักต่อกันโดยไม่นับ
ขั้นที่ 1: เปิดกะด้วยเงินทอนที่นับแล้ว
- กำหนดเงินทอนตั้งต้นเป็นยอดคงที่ทุกวัน เช่น 2,000 บาท
- แบ่งแบงก์และเหรียญให้พอทอน เช่น แบงก์ 100 และ 20 เหรียญ 10 และ 5
- นับต่อหน้าคนรับกะ แล้วบันทึกยอดลงระบบหรือสมุด
ขั้นที่ 2: ระหว่างกะ ทุกการเอาเงินเข้าออกต้องมีเหตุผล
เงินในลิ้นชักไม่ได้มีแค่ยอดขาย ยังมีการหยิบไปซื้อน้ำแข็ง จ่ายค่าส่งของ หรือเจ้าของเอาเงินใหญ่ออกไปเก็บระหว่างวัน ทุกครั้งให้บันทึก ยอด และเหตุผล ทันที ไม่ใช่ค่อยนึกตอนปิดร้าน
ข้อควรระวังอื่น ๆ
- บิลที่ลูกค้าโอนหรือรูดบัตร ต้องเลือกช่องทางให้ถูก ถ้าเผลอกดเป็นเงินสด ยอดจะเกินจริง
- การยกเลิกบิลต้องมีเหตุผลและควรให้หัวหน้าอนุมัติ
- ไม่ใช้เงินในลิ้นชักปนกับเงินส่วนตัว
ขั้นที่ 3: ปิดกะด้วยการนับแบงก์
นับเงินแยกตามชนิดแบงก์และเหรียญ แล้วเทียบกับยอดที่ควรมี ดูตัวอย่าง
| รายการ | จำนวนเงิน (บาท) |
|---|---|
| เงินทอนตั้งต้น | 2,000 |
| ยอดขายเงินสด | 8,450 |
| นำเงินเข้า (แลกเหรียญเพิ่ม) | 500 |
| นำเงินออก (ซื้อน้ำแข็ง) | -120 |
| นำเงินออก (เจ้าของเก็บเข้าตู้เซฟ) | -5,000 |
| เงินที่ควรมีในลิ้นชัก | 5,830 |
| เงินที่นับได้จริง | 5,780 |
| ส่วนต่าง | -50 (ขาด) |
เมื่อมีส่วนต่าง ให้ผู้ปิดกะ เขียนหมายเหตุ ว่าคาดว่าเกิดจากอะไร เช่น ทอนผิดช่วงเที่ยง แม้จะไม่แน่ใจก็ตาม บันทึกเหล่านี้จะเผยให้เห็นรูปแบบเมื่อผ่านไปหลายสัปดาห์
อ่านรูปแบบเงินขาดเกิน
- ขาดเล็กน้อยสลับเกินเล็กน้อย มักเป็นการทอนผิด ฝึกนับทอนและพูดยอดเงินที่รับให้ลูกค้าได้ยิน
- ขาดเป็นยอดกลม ๆ บ่อย เช่น 100 หรือ 500 ควรตรวจว่ามีการนำเงินออกโดยไม่บันทึกหรือไม่
- เกินบ่อย อาจเป็นบิลโอนที่ถูกกดเป็นเงินสด หรือทอนขาดให้ลูกค้า
- เกิดเฉพาะบางกะหรือบางคน ให้คุยและฝึกซ้ำก่อนสรุปอะไร
ทำกะเงินสดใน F00d
F00d มีระบบกะเงินสดในตัว เปิดกะด้วย เงินทอนตั้งต้น บันทึก นำเงินเข้า/ออกพร้อมเหตุผล และปิดกะด้วยการ กรอกจำนวนแบงก์แต่ละชนิด ระบบคำนวณยอดที่ควรมีให้ ถ้าขาดหรือเกิน ต้องใส่หมายเหตุ ก่อนปิดกะ ส่วนรายงาน Z-report และรายงานการยกเลิกบิลช่วยให้เจ้าของดูย้อนหลังได้ว่าแต่ละกะเกิดอะไรขึ้น
สรุป
เงินขาดเกินในลิ้นชักแก้ได้ด้วยวินัยสามข้อ เปิดกะด้วยเงินทอนที่นับแล้ว บันทึกทุกการนำเงินเข้าออกพร้อมเหตุผล และปิดกะด้วยการนับแบงก์เทียบยอดที่ควรมีพร้อมหมายเหตุ ทำทุกวันจนเป็นนิสัย แล้วตัวเลขจะบอกเองว่าปัญหาอยู่ตรงไหน
