ใบเสร็จรับเงินกับใบกำกับภาษี ต่างกันอย่างไร ร้านอาหารควรรู้พื้นฐานอะไรบ้าง
ลูกค้าหลายคนโดยเฉพาะคนที่มาทานเลี้ยงบริษัทมักถามว่า "ออกใบกำกับภาษีได้ไหม" ถ้าร้านตอบไม่ถูกหรือออกเอกสารผิดแบบ อาจทำให้ลูกค้าเอาไปใช้ไม่ได้ และร้านเองก็อาจมีปัญหากับการยื่นภาษีภายหลัง บทความนี้อธิบายพื้นฐานแบบภาษาคนทำร้าน เพื่อให้เข้าใจภาพรวมก่อนไปคุยรายละเอียดกับนักบัญชีหรือกรมสรรพากร
ใบเสร็จรับเงินคืออะไร
ใบเสร็จรับเงินคือหลักฐานว่าร้าน ได้รับเงินจากลูกค้าแล้ว ร้านทุกขนาดออกได้ ไม่ว่าจะจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือไม่ก็ตาม โดยทั่วไปจะมีชื่อร้าน วันที่ รายการอาหาร จำนวนเงิน และวิธีชำระ
ข้อสำคัญคือ ใบเสร็จธรรมดา ไม่ได้แสดงว่ามีภาษีขายเรียกเก็บ ลูกค้านิติบุคคลจึงเอาไปใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้
ใบกำกับภาษีคืออะไร
ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่ เฉพาะผู้ประกอบการที่จดทะเบียน VAT ออกได้ ใช้แสดงว่าร้านเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มจากลูกค้าเท่าไร แบ่งคร่าว ๆ ได้ 2 แบบ
- ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใช้กับการขายปลีกทั่วไป ไม่ต้องใส่ชื่อที่อยู่ลูกค้า มักพบในร้านที่ขายหน้าร้านจำนวนมาก
- ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ต้องมีข้อมูลผู้ซื้อ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขา ลูกค้าบริษัทจะขอแบบนี้เพื่อใช้ทางบัญชี
รายละเอียดว่าต้องมีข้อมูลอะไรบ้างและขอออกย้อนหลังได้หรือไม่ ควรตรวจสอบกับนักบัญชีหรือเว็บไซต์กรมสรรพากรโดยตรง เพราะมีเงื่อนไขที่ต้องทำให้ถูกต้อง
ร้านที่ยังไม่จด VAT ออกใบกำกับภาษีได้ไหม
ไม่ได้ ร้านที่ยังไม่จดทะเบียน VAT ออกได้แค่ใบเสร็จรับเงิน และ ไม่ควรบวก VAT 7% ในบิล เพราะไม่ได้มีหน้าที่เรียกเก็บ ถ้าลูกค้าต้องการใบกำกับภาษีจริง ๆ ต้องอธิบายอย่างสุภาพว่าร้านออกให้ไม่ได้
ตัวอย่างการแยก VAT ในบิล
สมมติร้านจด VAT และตั้งราคาเมนูแบบรวม VAT แล้ว บิลนี้ยอด 1,070 บาท
| รายการ | จำนวนเงิน (บาท) |
|---|---|
| มูลค่าสินค้าก่อน VAT | 1,000.00 |
| VAT 7% | 70.00 |
| รวมที่ลูกค้าจ่าย | 1,070.00 |
ถ้าร้านตั้งราคาแบบยังไม่รวม VAT เช่น อาหาร 1,000 บาท ก็ต้องบวกเพิ่มอีก 70 บาทตอนคิดเงิน ควรเลือกแบบใดแบบหนึ่งให้ชัด และแจ้งลูกค้าในเมนูว่าราคารวมหรือไม่รวม VAT กับค่าบริการ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ออกใบเสร็จธรรมดาแต่เขียนว่า "ใบกำกับภาษี" ทั้งที่ร้านไม่ได้จด VAT
- สะกดชื่อบริษัทหรือเลขผู้เสียภาษีของลูกค้าผิด ทำให้ต้องยกเลิกและออกใหม่
- ไม่เก็บสำเนาเอกสาร ทำให้ยอดขายในระบบกับเอกสารภาษีไม่ตรงกัน
- ยกเลิกบิลในระบบแต่ไม่บันทึกเหตุผล ตอนตรวจย้อนหลังอธิบายไม่ได้
ระบบช่วยลดความสับสนได้อย่างไร
ใน F00d ร้านตั้งค่า VAT และค่าบริการได้ ระบบคิดยอดแยกให้อัตโนมัติในทุกบิล ถ้าต้องยกเลิกรายการ แคชเชียร์ต้องใส่เหตุผลการ void และดูย้อนหลังได้ในรายงาน void ส่วนรายงานยอดขายและ Z-report ช่วยให้กระทบยอดสิ้นวันง่ายขึ้น และส่งออกเป็น CSV ให้นักบัญชีได้ ทั้งนี้รูปแบบใบกำกับภาษีแบบเต็มที่ถูกต้องตามกฎหมายยังควรให้นักบัญชีตรวจสอบ
สรุป
ใบเสร็จรับเงินคือหลักฐานการรับเงิน ร้านไหนก็ออกได้ ส่วนใบกำกับภาษีออกได้เฉพาะร้านที่จด VAT และมีแบบย่อกับแบบเต็ม เจ้าของร้านควรรู้ว่าร้านตัวเองอยู่สถานะไหน ตั้งราคาให้ชัดว่ารวม VAT หรือไม่ เก็บเอกสารให้ครบ และปรึกษานักบัญชีหรือกรมสรรพากรเมื่อมีข้อสงสัยในรายละเอียด
