เครดิตเทอมกับซัพพลายเออร์: ขอ วางบิล และจ่ายให้ตรง

ร้านอาหารจ่ายเงินซื้อวัตถุดิบก่อน แล้วค่อยได้เงินจากลูกค้าเป็นรายวัน ยิ่งร้านโต ยอดซื้อยิ่งก้อนใหญ่ขึ้น ถ้าต้องจ่ายสดทุกครั้ง เงินสดในมือจะตึงในช่วงต้นเดือนหรือช่วงที่ต้องจ่ายค่าเช่าพร้อมค่าแรง เครดิตเทอมกับซัพพลายเออร์คือเครื่องมือที่ช่วยเรื่องนี้ แต่มันคือหนี้ ไม่ใช่ส่วนลด และร้านที่จัดการไม่ดีจะจบลงด้วยการถูกตัดของกลางสัปดาห์ที่ขายดีที่สุด

เครดิตเทอมทำงานอย่างไร

เครดิตเทอมคือข้อตกลงว่าเรารับของไปก่อน แล้วจ่ายภายในกี่วันหรือรอบไหน แบบที่พบบ่อยในวงการวัตถุดิบอาหารมีสามลักษณะ

• จ่ายตามรอบ เช่น ของที่รับในวันที่ 1 ถึง 15 วางบิลวันที่ 16 จ่ายภายในวันที่ 25
• นับวันจากวันส่งของ เช่น จ่ายภายใน 15 หรือ 30 วันนับจากวันที่ในใบส่งของ
• ผสม คือมีวงเงินสูงสุด เช่นไม่เกิน 40,000 บาท ถ้าเต็มวงเงินต้องเคลียร์ก่อนสั่งรอบใหม่

สิ่งที่ต้องรู้ให้ชัดก่อนตกลงมีสี่ข้อ คือรอบวางบิล วันครบกำหนดจ่าย วงเงิน และเงื่อนไขเมื่อจ่ายช้า ซัพพลายเออร์บางรายไม่คิดดอกเบี้ยแต่จะหยุดส่งทันที บางรายคิดค่าปรับ ให้ถามตรง ๆ ตั้งแต่ต้นดีกว่ามารู้ตอนมีปัญหา

ขอเครดิตอย่างไรให้เขาให้

ซัพพลายเออร์ให้เครดิตกับร้านที่เขาเชื่อว่าจะอยู่นานและจ่ายตรง วิธีสร้างความเชื่อนั้นทำได้ตั้งแต่ก่อนขอ

1. ซื้อสดให้สม่ำเสมอก่อนสองถึงสามเดือน ให้เขาเห็นยอดและความต่อเนื่อง
2. เริ่มขอจากจำนวนน้อย เช่นขอเครดิต 7 วันสำหรับของบางหมวดก่อน แล้วขยายเมื่อจ่ายตรงมาหลายรอบ
3. บอกข้อมูลร้านจริง ชื่อร้าน ที่ตั้ง คนติดต่อ เบอร์ที่โทรติด และใครเป็นคนเซ็นรับของ
4. เสนอรอบจ่ายที่เราทำได้จริง ถ้าเงินเข้าดีทุกสิ้นสัปดาห์ ก็ขอรอบจ่ายวันจันทร์ ดีกว่ารับรอบที่ตรงกับวันจ่ายค่าเช่า
5. อย่าขอเครดิตจากทุกเจ้าพร้อมกัน เพราะจะกลายเป็นวันครบกำหนดกองกันในสัปดาห์เดียว

ตรวจของตอนรับ ไม่ใช่ตอนวางบิล

ข้อพิพาทเรื่องบิลเกือบทั้งหมดเกิดจากการเซ็นรับของแบบไม่ดู ตั้งกฎให้คนรับของทำสามอย่างเสมอ

• ชั่งหรือนับของจริงเทียบกับใบส่งของทุกบรรทัด
• ถ้าของขาด ของเสีย หรือของไม่ตรงสเปก ให้แก้ตัวเลขในใบส่งของทั้งสองฉบับแล้วให้คนส่งเซ็นกำกับก่อนรถออก
• เขียนชื่อคนรับและเวลาไว้ในใบส่งของ

ถ้าร้านใช้ระบบสต๊อกอยู่แล้ว ควรบันทึกรับเข้าในระบบตอนรับของเลย ใน F00d บทบาทพนักงานสต๊อกจะรับของเข้า เบิกออก และนับสต๊อกได้พร้อมระบุเหตุผล โดยมีประวัติย้อนหลังให้ดูว่าใครทำอะไรเมื่อไร ตอนซัพพลายเออร์มาวางบิลจึงมีข้อมูลฝั่งเราไว้เทียบกับใบวางบิลของเขา ไม่ต้องเถียงกันด้วยความจำ

ทำปฏิทินรอบจ่ายให้เห็นทั้งเดือน

เขียนตารางเดียวติดไว้ในออฟฟิศหรือใส่ในปฏิทินมือถือ แล้วอัปเดตเมื่อมีเจ้าใหม่

ตารางแบบนี้ทำให้เห็นก้อนใหญ่ล่วงหน้า เช่นถ้าวันที่ 10 ต้องจ่ายของแห้ง 22,000 บาท และวันที่ 5 จ่ายค่าเช่า ก็รู้ว่าปลายเดือนก่อนหน้าต้องกันเงินไว้เท่าไร ไม่ใช่ใช้เงินขายของทุกวันหมดไปกับการซื้อของรอบใหม่

ระวังกับดักสามข้อ

• เครดิตไม่ใช่รายได้ เงินในลิ้นชักที่ดูเยอะเพราะยังไม่ได้จ่ายของ ไม่ใช่กำไร ให้แยกเงินที่ต้องจ่ายออกจากเงินหมุนเสมอ
• ของถูกกว่าเมื่อจ่ายสด บางเจ้าลดราคาสำหรับเงินสด ถ้าส่วนลดนั้นมากพอ การจ่ายสดคุ้มกว่าการถือเงินไว้อีกยี่สิบวัน ลองเทียบเป็นบาทจริงก่อนเลือก
• ยืดเครดิตเพื่อกลบปัญหาอื่น ถ้าต้องขอยืดเพราะยอดขายตกหรือต้นทุนสูงเกิน ปัญหาอยู่ที่นั่น ไม่ใช่ที่เครดิตเทอม การยืดจะซื้อเวลาได้แค่รอบเดียว

เรื่องรูปแบบเอกสารวางบิล การหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือใบกำกับภาษีที่ต้องได้รับ ขึ้นกับสถานะการจดทะเบียนของทั้งสองฝ่าย ควรให้นักบัญชีของร้านกำหนดให้ชัดว่าเราต้องขอเอกสารอะไรจากใคร และเก็บไว้แบบไหน

สรุป

เครดิตเทอมเป็นเครื่องมือกระแสเงินสด ไม่ใช่ส่วนลด ขอแบบค่อยเป็นค่อยไปจากยอดซื้อจริงที่สม่ำเสมอ ตรวจของตอนรับทุกครั้งและบันทึกไว้ในระบบ ทำปฏิทินรอบจ่ายให้เห็นทั้งเดือน แล้วกันเงินไว้ล่วงหน้าสำหรับก้อนใหญ่ ร้านที่จ่ายตรงเวลาจะได้ทั้งราคาที่ดีกว่า ของที่ดีกว่า และความช่วยเหลือในวันที่ของขาดตลาด ซึ่งมีค่ามากกว่าเครดิตอีกไม่กี่วันที่ขอเพิ่มได้