แยกเงินร้านกับเงินส่วนตัว เริ่มได้ใน 4 ขั้น
ร้านอาหารเล็ก ๆ จำนวนมากเริ่มจากเงินก้อนเดียวของเจ้าของ ใช้บัญชีธนาคารเดียวกันทั้งรับเงินลูกค้า จ่ายค่าของ และจ่ายค่าบ้าน พอผ่านไปไม่กี่เดือนก็ตอบไม่ได้ว่าร้านกำไรจริงหรือเปล่า เงินที่ถอนไปใช้เป็นกำไรหรือเป็นทุน การแยกเงินร้านกับเงินส่วนตัวจึงเป็นพื้นฐานที่ควรทำตั้งแต่วันแรก และเริ่มได้ง่ายกว่าที่คิด
ทำไมต้องแยก
- รู้กำไรจริง เมื่อเงินปนกัน ยอดในบัญชีเพิ่มขึ้นอาจมาจากเงินเดือนคู่สมรส ไม่ใช่จากร้าน
- วางแผนภาษีได้ง่ายขึ้น มีหลักฐานรายรับรายจ่ายชัดเจน เมื่อต้องยื่นภาษีหรือให้นักบัญชีดู
- ขอสินเชื่อได้ง่ายขึ้น ธนาคารมักดูเงินเข้าออกของธุรกิจ
- ลดการใช้เงินร้านโดยไม่รู้ตัว เช่น หยิบเงินลิ้นชักไปซื้อของใช้บ้าน
ขั้นที่ 1 เปิดบัญชีสำหรับร้านโดยเฉพาะ
เปิดบัญชีธนาคารแยกหนึ่งบัญชีสำหรับรับเงินโอนและ PromptPay ของร้าน และใช้จ่ายค่าวัตถุดิบ ค่าเช่า ค่าแรง จากบัญชีนี้เท่านั้น ถ้าจดทะเบียนนิติบุคคล บัญชีต้องเป็นชื่อบริษัทอยู่แล้ว ส่วนบุคคลธรรมดาเปิดในชื่อตัวเองได้แต่ใช้เพื่อร้านอย่างเดียว
ขั้นที่ 2 จ่ายเงินเดือนให้ตัวเอง
แทนที่จะหยิบเงินร้านเมื่ออยากใช้ ให้กำหนดเงินเดือนเจ้าของเป็นจำนวนคงที่ โอนเข้าบัญชีส่วนตัวเดือนละครั้ง
ตัวอย่าง (ตัวเลขสมมติ)
| รายการ | บาท/เดือน |
|---|---|
| ยอดขาย | 240,000 |
| ต้นทุนวัตถุดิบ | 88,000 |
| ค่าเช่า ค่าแรง น้ำไฟ | 105,000 |
| เงินเดือนเจ้าของ | 25,000 |
| เหลือในบัญชีร้าน | 22,000 |
เงินที่เหลือ 22,000 บาทให้เก็บไว้เป็นเงินสำรองของร้าน และค่อยตัดสินใจแบ่งกำไรเพิ่มเมื่อสิ้นไตรมาส เมื่อเห็นว่าร้านมีเงินสำรองพอแล้ว
ขั้นที่ 3 จัดการเงินสดในลิ้นชัก
เงินสดคือจุดที่ปนกันง่ายที่สุด กำหนดกติกาให้ชัด
- เปิดกะด้วยเงินทอนจำนวนเท่าเดิมทุกวัน
- ถ้าต้องหยิบเงินออกไปซื้อของ ให้จดเหตุผลและเก็บใบเสร็จ
- ปิดกะด้วยการนับเงินจริงเทียบกับยอดขาย แล้วนำเงินส่วนเกินฝากเข้าบัญชีร้าน
F00d มีระบบกะเงินสด เปิดกะพร้อมเงินทอน บันทึกเงินเข้าออกระหว่างกะพร้อมเหตุผล และปิดกะด้วยการนับเงิน ทำให้เห็นส่วนต่างทันที ใช้คู่กับรายงานยอดขายรายวันที่แยกตามวิธีชำระเงิน เงินสด บัตร โอน และ PromptPay ช่วยให้กระทบยอดกับบัญชีธนาคารได้ง่ายขึ้น
ขั้นที่ 4 เก็บหลักฐานให้เป็นระบบ
- เก็บใบเสร็จค่าวัตถุดิบและค่าใช้จ่ายไว้ในแฟ้มหรือถ่ายรูปรายวัน
- สรุปรายรับรายจ่ายทุกสัปดาห์
- ถ้าเคยใช้บัตรส่วนตัวจ่ายค่าของร้าน ให้จดไว้และโอนคืนจากบัญชีร้าน
เรื่องการเลือกจดทะเบียนแบบบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล และภาษีที่เกี่ยวข้อง ควรปรึกษานักบัญชีหรือตรวจสอบกับกรมสรรพากร เพราะขึ้นกับรายได้และสถานการณ์ของแต่ละร้าน
ทบทวนทุกสิ้นเดือน
ใช้เวลาสั้น ๆ ทุกสิ้นเดือนเปิดดูบัญชีร้าน เทียบยอดเงินเข้ากับยอดขายในระบบ ดูว่ามีรายการที่ไม่รู้ที่มาหรือไม่ และตรวจว่าเงินสำรองของร้านเพิ่มขึ้นหรือลดลง ถ้าลดลงติดต่อกันหลายเดือน อาจต้องลดเงินเดือนเจ้าของชั่วคราวหรือทบทวนค่าใช้จ่าย
สรุป
การแยกเงินร้านกับเงินส่วนตัวเริ่มได้ด้วยสี่ขั้น เปิดบัญชีร้าน จ่ายเงินเดือนตัวเองแบบคงที่ คุมเงินสดด้วยกะที่เปิดปิดชัดเจน และเก็บหลักฐานทุกรายการ เมื่อเงินไม่ปนกัน เจ้าของร้านจะรู้ว่าร้านกำไรจริงเท่าไร และตัดสินใจเรื่องการขยายหรือการลงทุนได้อย่างมั่นใจ
