แบ่งหน้าที่คนรับของในระบบ: ตั้งบทบาทพนักงานสต็อกให้ของไม่หาย

คำถามที่เจ้าของร้านถามบ่อยที่สุดเวลานับสต็อกคือ "ของหายไปไหน" แต่คำถามที่ควรถามก่อนคือ "ใครเป็นคนรับของ ใครเป็นคนเบิก และมีบันทึกไว้ที่ไหน" ร้านที่ตัวเลขสต็อกไม่ตรงเกือบทั้งหมดไม่ได้มีปัญหาเรื่องคนขี้โกง แต่มีปัญหาเรื่องไม่มีใครรับผิดชอบชัดเจนและไม่มีร่องรอยให้ตามกลับ

อาการของร้านที่ยังไม่มีคนดูแลสต็อก

• ของมาส่งตอนเช้า ใครว่างก็เซ็นรับ แล้วไม่มีใครเทียบกับใบสั่งซื้อ
• ครัวหยิบของจากห้องแห้งได้ทุกคน ไม่มีการจด
• นับสต็อกปีละครั้ง แล้วพบผลต่างก้อนใหญ่จนหาสาเหตุไม่ได้
• ของหมดกลางบริการ ต้องวิ่งไปซื้อร้านสะดวกซื้อในราคาแพงกว่า
• ของหมดอายุในตู้เพราะไม่มีใครไล่ดูวันหมดอายุ

ทั้งหมดนี้แก้ได้ด้วยการตั้งคนหนึ่งคนให้เป็นเจ้าภาพ และตั้งสิทธิ์ในระบบให้ตรงกับหน้าที่นั้น

หน้าที่ของพนักงานสต็อกมีอะไรบ้าง

รับของ ตรวจปริมาณและคุณภาพกับใบส่งของ ชั่งของที่ขายเป็นกิโลกรัมจริง ปฏิเสธของที่ไม่ได้มาตรฐาน แล้วบันทึกเข้าระบบทันทีในวันที่รับ ไม่รวบไปทำสัปดาห์ละครั้ง

เบิกออก จ่ายของให้ครัวตามรายการ และบันทึกว่าเบิกอะไรไปเท่าไร ของที่เสียหรือทิ้งต้องบันทึกเป็นของเสียพร้อมเหตุผล ไม่ใช่หายไปเงียบ

นับของ นับรายการที่มีมูลค่าสูงหรือหายบ่อยทุกสัปดาห์ เช่น เนื้อสัตว์ อาหารทะเล เหล้าเบียร์ และนับทั้งคลังเดือนละครั้ง

จัดเรียงและดูวันหมดอายุ ใช้หลักของเข้าก่อนออกก่อน ติดป้ายวันรับของทุกถุง

แจ้งเตือนล่วงหน้า บอกเจ้าของหรือคนสั่งของก่อนที่ของจะหมด ไม่ใช่ตอนหมดแล้ว

แบ่งสิทธิ์ให้ตรงกับหน้าที่

หลักการสำคัญคือคนที่สั่งซื้อ คนที่รับของ และคนที่จ่ายเงิน ไม่ควรเป็นคนเดียวกันทั้งหมดถ้าร้านมีคนพอ และการแก้ตัวเลขสต็อกย้อนหลังควรเป็นสิทธิ์ของผู้จัดการเท่านั้น

ตั้งค่าในระบบอย่างไร

ใน F00d มีบทบาทพนักงานสต็อกให้ใช้ได้เลย คนที่ได้บทบาทนี้จะเข้าได้เฉพาะงานสต็อก คือรับของเข้า เบิกของออก และนับของ โดยทุกครั้งที่เบิกหรือปรับยอดต้องระบุเหตุผล และทุกรายการถูกเก็บเป็นประวัติการเคลื่อนไหวว่าใครทำ เมื่อไร จำนวนเท่าไร เจ้าของจึงย้อนดูได้เมื่อตัวเลขไม่ตรง

เมื่อผูกสูตรของแต่ละเมนูกับวัตถุดิบแล้ว ระบบจะตัดสต็อกอัตโนมัติทุกครั้งที่ขาย รวมถึงกรณีกดปุ่มมื้อพนักงานที่ไม่รับเงินแต่ยังตัดของตามจริง และมีการแจ้งเตือนเมื่อวัตถุดิบเหลือน้อยกว่าจุดที่ตั้งไว้ ร้านแบบเคาน์เตอร์ที่ใช้หน้าขายด่วนยังเห็นจำนวนคงเหลือบนปุ่มสินค้าแต่ละตัว ทำให้รู้ทันทีว่าอะไรใกล้หมด

ขั้นตอนรับของที่ควรติดไว้หน้าห้องสต็อก

1. เทียบใบส่งของกับใบสั่งซื้อก่อนเซ็น
2. ชั่งหรือนับของจริง อย่าเชื่อตัวเลขบนใบ
3. ตรวจอุณหภูมิและสภาพของสด ของไม่ได้มาตรฐานปฏิเสธได้
4. บันทึกเข้าระบบทันที ระบุจำนวนและราคาที่ซื้อ
5. ติดป้ายวันรับของ แล้วจัดเข้าชั้นแบบเข้าก่อนออกก่อน
6. เก็บใบส่งของเข้าแฟ้มตามวันที่

เมื่อผลต่างเกิดขึ้น ให้หาสาเหตุ ไม่ใช่หาคนผิด

ผลต่างเล็กน้อยเป็นเรื่องปกติ เช่น การตัดแต่งเนื้อและการตักที่ไม่เท่ากัน สิ่งที่ต้องดูคือผลต่างที่เกิดซ้ำกับรายการเดิมทุกเดือน ให้ไล่จากสูตรที่ตั้งไว้ว่าตรงกับปริมาณที่ครัวใช้จริงหรือไม่ ตรวจว่ามีการเบิกที่ไม่ได้บันทึก แล้วค่อยพิจารณาเรื่องอื่น การรีบกล่าวหาคนทำให้ทีมปิดปาก และปัญหาจะยิ่งหายาก

สรุป

สต็อกที่ตรงเริ่มจากมีคนรับผิดชอบชัดเจน ไม่ใช่จากการนับให้ถี่ขึ้น ตั้งพนักงานสต็อกหนึ่งคนให้ดูแลการรับของ เบิกของ และนับของ ให้สิทธิ์ในระบบตรงกับหน้าที่ บังคับให้ทุกการเคลื่อนไหวมีเหตุผลและมีประวัติ แล้วใช้ผลต่างเป็นสัญญาณว่าต้องแก้กระบวนการตรงไหน เมื่อทำได้ ต้นทุนวัตถุดิบจะนิ่งขึ้นและของจะไม่หมดกลางบริการ