ย้ายข้อมูลจากระบบ POS เดิมมาระบบใหม่: เมนู สมาชิก และยอดขาย
เจ้าของร้านหลายคนอยากเปลี่ยนระบบขายมานาน แต่ไม่กล้าเพราะกลัวข้อมูลหาย กลัวสมาชิกเสียแต้ม กลัววันเปลี่ยนระบบแล้วขายไม่ได้ ความกลัวนี้มีเหตุผล แต่จัดการได้ถ้าวางลำดับงานให้ดีและเผื่อเวลาทดลองก่อนใช้จริง บทความนี้เรียงขั้นตอนตามลำดับที่ควรทำ
เริ่มจากรู้ว่ามีข้อมูลอะไรอยู่ในมือ
ก่อนทำอะไร ให้ทำรายการข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในระบบเดิม แล้วทำเครื่องหมายว่าอันไหนจำเป็นต้องย้าย
- เมนูและราคา รวมหมวดหมู่ ตัวเลือกเพิ่ม เช่น ระดับความเผ็ด ขนาด ท็อปปิ้ง และราคาที่ต่างกันตามช่องทาง
- รหัสสินค้าและบาร์โค้ด สำหรับร้านที่ขายของแพ็ก
- สมาชิกและแต้ม ชื่อ เบอร์โทร แต้มคงเหลือ วันหมดอายุแต้มถ้ามี
- วัตถุดิบและสต๊อกคงเหลือ พร้อมหน่วยนับและสูตรถ้าระบบเดิมมี
- ประวัติยอดขาย อย่างน้อยระดับสรุปรายวันแยกตามเมนู
- ผู้ใช้งานและสิทธิ์ ใครเป็นแคชเชียร์ ใครดูรายงานได้
ข้อมูลบางอย่างไม่ต้องย้ายก็ได้ เช่น บิลเก่ารายใบย้อนหลังหลายปี เก็บเป็นไฟล์ส่งออกไว้อ้างอิงพอแล้ว การพยายามย้ายทุกอย่างมักทำให้โครงการยืดจนไม่ได้เริ่ม
ขอไฟล์ส่งออกจากระบบเดิมให้เร็วที่สุด
ขั้นนี้มักเป็นคอขวด บางระบบส่งออกเป็น CSV หรือ Excel ได้เอง บางระบบต้องแจ้งผู้ให้บริการและรอหลายวัน และบางรายมีค่าบริการ ให้ติดต่อขอตั้งแต่ก่อนตัดสินใจย้าย และถามให้ชัดว่าได้ไฟล์รูปแบบใด มีคอลัมน์อะไร ถ้าระบบเดิมส่งออกไม่ได้เลย ทางเลือกคือพิมพ์รายงานสรุปเก็บไว้ และยอมรับว่าจะเริ่มนับข้อมูลใหม่จากวันสลับระบบ
เมื่อได้ไฟล์มา ให้เก็บต้นฉบับไว้หนึ่งชุดโดยไม่แก้ไข แล้วทำงานบนสำเนาเสมอ
จัดข้อมูลให้สะอาดก่อนนำเข้า
การย้ายระบบเป็นโอกาสดีที่จะล้างข้อมูลที่รกรุกรัง ระบบเก่าที่ใช้มาห้าปีมักมีเมนูซ้ำ เมนูที่เลิกขาย และชื่อที่สะกดไม่เหมือนกัน
- ลบเมนูที่ไม่ขายแล้วออก ไม่ต้องยกมาให้เป็นภาระ
- รวมชื่อที่เขียนหลายแบบให้เหลือแบบเดียว เช่น กะเพราหมู กับ ผัดกะเพราหมู
- ตรวจเบอร์โทรสมาชิกให้อยู่รูปแบบเดียวกัน ตัดขีดและช่องว่างออก และลบรายการซ้ำ
- ตรวจหน่วยนับวัตถุดิบให้ตรงกัน กิโลกรัมกับกรัมต้องไม่สลับกัน
- ตรวจว่าราคาเป็นราคารวมภาษีหรือยังไม่รวม เพราะถ้าเข้าใจผิดจะเพี้ยนทุกบิล
นำเข้าเป็นรอบ แล้วตรวจทุกรอบ
อย่านำเข้าทุกอย่างพร้อมกันทีเดียว ทำเป็นรอบและตรวจผลก่อนไปต่อ ลำดับที่ใช้ได้ดีคือ หมวดหมู่และเมนู แล้วตัวเลือกเพิ่ม แล้ววัตถุดิบและสูตร แล้วสมาชิกและแต้ม แล้วผู้ใช้และสิทธิ์ สุดท้ายคือสต๊อกคงเหลือซึ่งควรทำใกล้วันสลับระบบที่สุด เพราะตัวเลขเปลี่ยนทุกวัน
วิธีตรวจที่เร็วและได้ผลคือเทียบยอดรวม เช่น จำนวนเมนูในไฟล์ต้นทางกับในระบบใหม่ ผลรวมแต้มสมาชิกทั้งหมด และจำนวนรายการวัตถุดิบ ถ้าตัวเลขรวมตรงกัน โอกาสที่ข้อมูลหายระหว่างทางจะน้อยลงมาก จากนั้นสุ่มเปิดดูรายการจริงอีกสิบถึงยี่สิบรายการ โดยเลือกรายการที่มีตัวเลือกเพิ่มซับซ้อนมาตรวจ
ทดลองขายจริงก่อนวันสลับ
ก่อนเปลี่ยนจริง ควรเปิดระบบใหม่ทดลองสักสามถึงเจ็ดวัน โดยยังเดินระบบเดิมเป็นหลัก ให้แคชเชียร์ลองเปิดบิลเสมือนขาย แยกบิล ยกเลิกรายการโดยระบุเหตุผล เปิดปิดกะเงินสด และลองพิมพ์ใบเสร็จ ให้ครัวลองรับออร์เดอร์บนจอครัว ให้พนักงานเสิร์ฟลองใช้จอแจ้งอาหารพร้อมเสิร์ฟ รอบทดลองนี้จะเจอปัญหาเล็ก ๆ ที่หาไม่เจอจากการนั่งดูหน้าจอ เช่น ตัวเลือกเพิ่มที่ตั้งไว้ผิด หรือชื่อเมนูยาวเกินกระดาษใบเสร็จ
ใน F00d เมนูและสมาชิกนำเข้าได้ก่อนโดยไม่กระทบการขาย ตั้งราคา ตัวเลือก โปรโมชัน คูปอง และแต้มไว้ล่วงหน้า ลองสั่งผ่าน QR ที่โต๊ะเพื่อดูว่าหน้าจอลูกค้าและการสลับภาษาไทยอังกฤษถูกต้อง แล้วตรวจรายงานยอดขายและรายงาน Z ของวันทดลองว่าตรงกับที่นับเงินได้ ส่งออก CSV เก็บไว้เทียบกับระบบเดิมได้ด้วย
เลือกวันและเวลาสลับระบบให้ดี
วันสลับควรเป็นวันที่ร้านคนน้อยที่สุดของสัปดาห์ และควรทำหลังปิดร้าน ไม่ใช่กลางช่วงขาย เตรียมแผนสำรองไว้ด้วย เช่น สมุดจดออร์เดอร์และเครื่องรับบัตรสำรอง เผื่อกรณีอินเทอร์เน็ตหรืออุปกรณ์มีปัญหาในคืนนั้น
ในคืนสลับระบบ ให้ปิดกะระบบเดิมและพิมพ์รายงานสรุปเก็บไว้ นับสต๊อกจริงแล้วบันทึกยอดตั้งต้น นับเงินในลิ้นชักและเปิดกะแรกในระบบใหม่ ส่วนสำเนาข้อมูลลูกค้าควรเก็บอย่างระมัดระวัง หากมีข้อสงสัยเรื่องการเก็บและใช้ข้อมูลส่วนบุคคล ควรปรึกษาผู้รู้ด้านกฎหมายหรือดูแนวทางจากหน่วยงานที่กำกับดูแลโดยตรง
สรุป
การย้ายข้อมูล POS สำเร็จได้ด้วยการเตรียมล่วงหน้า ไม่ใช่ความเร็วในคืนสลับระบบ ทำรายการข้อมูลที่ต้องย้าย ขอไฟล์ส่งออกจากระบบเดิมให้เร็ว ล้างข้อมูลให้สะอาด นำเข้าเป็นรอบและตรวจยอดรวมทุกรอบ ทดลองขายจริงก่อนหลายวัน เลือกวันสลับที่คนน้อยและทำหลังปิดร้าน แล้วเทียบเงินสดทุกวันในสัปดาห์แรก ทำครบเท่านี้ การเปลี่ยนระบบจะเป็นงานที่วางแผนได้ ไม่ใช่การเสี่ยงดวง
